DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

• PENGERTIAN ORGANISASI

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut:

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Definisi tersebut mencakup tiga elemen pokok, yaitu: Interaksi manusia, Kegiatan mengarah pada tujuan, dan Struktur.

•   ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

· Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sitem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Dalam penyusunan Organisasi Formal ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, yaitu: Wewenang, Tanggung Jawab, Pertanggungjawaban, Delegasi, dan Koordinasi.

· Organisasi Informal

Organisasi Informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan weweang formal.

Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerjaan ataupun tidak.

· Sentralisasi VS Desentralisasi

Organisasi yang Disentralisir

Organisasi yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

Kebaikan Organisasi yang Disentralisir: Pengendalian lebih efektif, Pengambilan keputusan cepat, dan Bekerja pada suatu rencana tindakan yang seragam.

Keburukan Organisasi yang Disentralisir: Jika perusahaan maju terjadi penumpukan beban pada eksekutif puncak, Kurangnya pengalaman manajer muda dalam mengambil keputusan.

Organisasi yang Didesentralisir

Organisasi yang didenetralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilakukan pada jenjang tertinggi.

Dalam Organisasi yang didesentralisir, para manajer muda mendapatkan kesempatan lebih untuk menunjukkan kemampuannya dalam pengambilan keputusan dan berorganisasi.

• STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

· Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal terbagi tiga, yaitu: Interaksi Kemanusiaan, Kegiatan yang Terarah ke Tujuan, dan Strukur.

Berikut ini hal faktor diperlukan untuk menjalankan suatu organisasi:

a)      Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi merupakan tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan, divisi, pabrik, kelompok kerja, departemen, dll.

b)     Departementalisasi

Masing-masing kegiatan ditugaskanke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.

c)      Wewenang dan Tanggung Jawab

Dengan pendelegasian, karyawan diberikan tanggung jawab dan wewenang yang sepadan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskan kepadanya.

Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?

Terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer menuntut Rentangan pengendalian yang efektif.

Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah: Jenis Pekerjaan, Pelatihan Karyawan, Kemampuan Manajer, dan Efektifitas Komunikasi.

Menjamin Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang jelas sangat penting demi berfungsinya organisasi secara lancar

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

Menurut sejarahwan Inggris yang bernama C. Nothcote Parkinson pertumbuhan organisasi yang tidak perlu terjadi karena: Keinginan manajer untuk membangun “kerajaan”, dan Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja karyawan tambahan. Untuk menghindari hal seperti ini memerlukan usaha manajamen puncak untuk tetap waspada dan memberikan perkiraan-perkiraan yang jujur menyangkut kebutuhan akan setiap posisi baru yang diajukan.

· Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Pada pokoknya ada empat Struktur Organisasi, yaitu:

· Organisasi Garis

Dimana Pemilik memiliki kekuasaan tertinggi dan bawahannya memiliki tanggung jawab yang besar atas pekerjaannya kepada pemimpin.

a)  Kebaikan Organisasi Garis :

- Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah,

- Pimpinan dapat lebih cepat dalam menentukan keputusan, dan perintah,

- Menghemat biaya.

b)  Keburukan Organisasi Garis:

- Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.,

- Tidak adanya spesialisasi sehinnga pelaksanaan tugas kurang efisien,

- Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.

· Organisasi Garis dan Staf

Organisasi ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.

a)  Kebaikan Organisasi Garis dan Staf:

- Pimpinan lebih leluasa memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya,

- Staf dapat membantu mengatasi berbagai persoalan pepimpinnya,

- Staf ddapat mendidik para petugas,

- Adanya kesatuan dalam pimpinan yang menciptakan aliran kekuasaan jelas.

b)  Keburukan Organisasi Garis dan Staf:

- Kadang-kadang staf tidak lagi memberikan saran tetapi menjadi perintah,

- Kepercayaan petugas kepada staf dapat lebih besar dibanding kepada pimpinan,

- Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memberikan hasil.

· Organisasi Fungsional

Dalam organisasi ini masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.

a)  Kebaikan Organisasi Fungsional:

- Masing-masing fungsi dipegan oleh orang ahli dalam bidangnya,

- Tugas manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

b) Keburukan Organisasi Fungsional:

- Membingungkan pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah,

- Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan,

- Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi,

- Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer.

· Organisasi Komite

Komite dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan.

a) Kebaikan Komite:

- Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antar anggota,

- Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga hasilnya lebih baik,

- Menciptakan koordinasi yang lebih baik,

- Meningkatkan pengawasan.

b) Keburukan Komite:

- Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan,

- Keharusan untuk berkompromi,

- Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi,

- Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

·  Organisasi Matrik

Organisasi matrik adalah struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

a) Kebaikan Organisasi Matrik:

- Luwes,

- Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah utama,

- Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.

b) Keburukan Organisasi Matrik:

- Beberapa masalah dapat muncul,

- Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu,

- Konflik dapat muncul antara manajer prroyek dengan manajer-manajer lain.

• PERILAKU KEORGANISASIAN

•  Kelompok Kerja

Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok tersebut akan tetap ada karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa : Kebutuhan berkomunikasi, Kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, dan Kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.

Kenanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu: Keakraban satu sama lain, Kepentingan bersama, Pekerjaan serupa, dan Persahabatan. Semua ini akan menjadi dasar untuk saling melengkapi bagi kelompok-kelompok kerja yang ada.

•  Motivasi

Setiap orang pasti mempunyai motivasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu. Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang dapat memiliki motif yang berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama. Karyawan dapat dimotivasi untuk bergabung dalam sebuah kelompok kerja jika mereka merasa bahwa kebutuhan pribadinya dapat lebih terpenuhi dengan cara seperti itu.

Jenjang Kebutuhan Karyawan

Kebutuhan karyawan beserta jenjangnya dapat ditentukan atas dasar penemuan Abraham H. Maslow tentang kebutuhan manusia. Teori motivasi Maslow menekankan dua ide dasar, yaitu:

1) Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2) Kebuthuan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatnya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

• Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Kepuasan jabatan telah dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama. Kepuasan jabatan mencakup sikap terhadap pekerjaan dan kondisi kerja.

•  Kepemimpinan

Dalam Perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan, dan situasi yang ada.